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HOME OFFICE – COMO PREPARAR SUA EMPRESA

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Vimos na matéria passada que mudanças são necessárias para darmos continuidade ao progresso. Talvez adotar de forma permanente o home office possa ajudar a gerir alguns departamentos, promovendo redução de custos e benefícios de longo prazo.

Muito se fala na internet sobre como instituir o trabalho em casa, dicas diversas sobre organização do tempo, postura nas reuniões por vídeo, sobre como gerenciar as crianças em casa, dentre outras. Mantendo o assunto, mas abordando o lado das empresas, vamos falar um pouco sobre como estas podem se preparar caso pretendam manter alguns dos seus setores em home office.

A pandemia do COVID-19 nos obrigou a parar nossas vidas de repente, nos colocou em isolamento social sem previsão de retorno à normalidade. As empresas estarão fechadas total ou parcialmente por tempo indeterminado, mas precisam continuar girando a roda econômica.

Mediante as necessidades geradas pela pandemia, uma solução rápida foi colocar determinados departamentos em home office, muitas profissões não exigem que o colaborador esteja presente na sede e essa modalidade de trabalho foi regulamentada na Reforma Trabalhista (Lei 13.467/17), o que facilita para empregadores e colaboradores seguirem, de certa forma, com suas rotinas. Nesses casos um computador, um telefone celular e uma conexão com a internet são suficientes para iniciar o trabalho que onde quer que esteja.

Vamos falar sobre alguns fatores essenciais para que o home office ocorra de forma produtiva para todas as partes envolvidas:

EQUIPAMENTOS

Assim como deve ocorrer no modelo convencional, é imprescindível que o empregador forneça as ferramentas adequadas a cada função, incluindo, computador, telefone e até mesmo a conexão com a internet. Tudo que for necessário para o trabalho deve ser custeado de alguma maneira pelo empregador para que as tarefas sejam executadas de maneira satisfatória. Uma solução imediata é o reembolso de custos extras gerados pelo trabalho, isso no caso do empregador não conseguir fornecer os serviços e equipamentos.

PROFISSIONALIZAÇÃO

Um grande passo para profissionalização do home office é a modernização e unificação de toda a parte de armazenamento e telefonia das empresas. A implementação de um Pabx em nuvem, por exemplo, faz com que os funcionários utilizem os números telefônicos da empresa no seu celular, isso gera total segurança das informações trocadas, capacidade de gravação das chamadas, continuidade na utilização dos ramais internos, modernização das Uras de atendimento, geração de pesquisas de satisfação, essas e outras vantagens que facilitam a vida do funcionário e do empregador. Outra questão é o armazenamento em nuvem que se faz mais do que necessário para que não haja falhas e/ou quebra no fluxo de informações geradas remotamente. Essas medidas reduzem os investimentos em infraestrutura e ainda podem diminuir significativamente os gastos com telefonia.

PRIVACIDADE E SIGILO DE INFORMAÇÕES

É importante que os colaboradores que adotarão o novo modelo de trabalho sejam treinados em como agir de forma a proteger informações e dados sigilosos da empresa. Estar em casa não significa ter menos responsabilidade com qualquer que seja a etapa do trabalho. Restrinja as informações, libere o acesso do seu funcionário apenas ao necessário para realização das tarefas, proteja dados de contas e clientes, por exemplo. Utilização de ferramentas de criptografia e de conexões seguras são essenciais. A regra básica de não clicar em mensagens suspeitas deve ser seguida à risca nos equipamentos utilizados para o trabalho.

COMUNICAÇÃO EFICIENTE

Não apenas no home office, a comunicação clara, reta e concisa é essencial dentro de qualquer empresa e em todas as etapas de todos os departamentos! A comunicação ineficiente gera baixa produtividade, ruídos e fofocas, perda de prazos, insegurança na realização das tarefas diárias e até a perda de clientes. Esteja conectado com seus colaboradores, crie rotinas de feedback diárias ou semanais, estimule seus gerentes a se envolverem com a equipe, dando diretrizes, tirando dúvidas, gerindo problemas, ouvindo sugestões e até mesmo reclamações. Não estar fisicamente nas instituições não pode gerar um limbo entre o funcionário e a empresa, a comunicação é mais uma ferramenta para o sucesso nas mudanças que estão acontecendo e nas que ainda estão por vir.

Quando falamos em home office, falamos de uma pequena parte das funções que formam o mercado de trabalho, todos sabemos disso, mas também sabemos que os primeiros passos são importantes para o todo. Se, aos poucos, todas as instituições adotarem o home office para alguns departamentos, podem começar a economizar, investir nas áreas que demandam melhorias, modernizações e em formas de otimizar a produtividade e qualidade de vida dos colaboradores. Lembremos também das consequências positivas para o meio ambiente quando ocorre a redução de pessoas transitando ao mesmo tempo nas ruas.

O importante é que estejamos antenados no amanhã, temos que pensar e agir de forma a progredir sempre, as empresas que não acompanharem as novas demandas não terão fôlego para permanecer no mercado.

Não perca tempo, pense, analise, busque informações. Que tal começar pela telefonia e armazenamento? E mais…

Independentemente de onde estejam seus funcionários, do tamanho da sua empresa, do seu ramo de atuação, já imaginou como uma instituição ganha credibilidade ao disponibilizar um número 0800?

Pois é, são vários pequenos grandes passos que você pode dar em relação às melhorias para o futuro. Basta começar!

Por
Delaini Pereira
Depto de Marketing

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